最近正在看《一人公司》(Company of One)這本書,很有共鳴,作者保羅賈維斯講到一句話:「『更多』通常是最簡單的答案,但不是最聰明的答案。」這句話的意思是指說,我們過去受到的訓練往往都是教你如何透過擴張而獲得成功,看到的一些所謂成功的企業案例都是強調他們的規模有多大,在這種訓練之下,往往我們認為事情的解法都只有「更多」這條路,例如想要公司成長,很直覺都是聯想到要聘雇更多的員工,但是這容易使我們忽略在「更多」之外,使用其他更聰明方法的可能性。

過去獨立接案兩年多以來,我在編制上都是屬於一人公司,但實質上卻不是,我和許多優秀的團隊都是透過網路在互相合作(他們大部分都在國外),一個網站要做出來都不是我一人單打獨鬥的結果。如果依照《一人公司》裡頭的觀點來看,如果我們要成長,首要注重的將不會是編制數量上的成長,而是運作效率上的成長。舉例來說,我在公司的角色有很多,除了最核心的網頁設計師之外,還要身兼業務、專案經理、會計還有 IT 人員等四個角色,這四個角色雖然都要花許多時間去擔任,但我一直以來都以降低它們擔任的時間成本為目標,所以盡可能找許多方法來協助。

一、業務

當業務不外乎就是報一個好價錢給客戶,讓客戶可以接受,自己也有利潤。這部分我們的做法是持續透過 Harvest 量測自己每個案子、每項工作的時間成本,進而反映到收費定價上。另外,由於每個案子不管有沒有成交,我們都一定要提一份正式的報價單給客戶,而製作一份報價單需要不少時間,因為上頭必須清楚表示許多客戶的需求和規格,為了簡化報價單的製作時間,我們事先透過 Google Sheets 建立許多報價項目的元件,方便快速複製貼上使用,另外金額計算都直接用公式寫好,方便視情況調整,同時也避免人為敲計算機出錯的情形(有些人的報價單是用純 Word 表格製作,那個沒有計算公式,就有出錯的風險),雖然 Google Sheets 本質上就是一個 Excel,但還是可以透過版面設計,一鍵產生 PDF 格式的報價單給客戶,剛好列印在一張 A4 紙上。

至於說會議紀錄,就全部電子化,目前主要是 Evernote,不然人腦不夠用,有時候拿到客戶的名片也是直接拍照放進 Evernote 歸檔,設定好關鍵字,未來找得到就行。另外,與客戶之間因為常有開會的行程,目前是都透過 Fantastical 來管理,當要直接在電話上跟客戶約時間的時候,就直接打開來確認可不可以。

二、專案經理

專案經理的首要職責是確保專案在時限內產出,並且還有不斷地協調資源。這部分我主要是採用 Merlin Project Express 來協助,它是一套輕量型的專案管理軟體,主要介面是甘特圖,我非常依賴用 Merlin Project 來排工作,當臨時有新的工作產生的時候,我非常需要如果現在讓這個工作插單,對於其他專案會有多少的推遲影響。透過 Merlin Project,我也可以對於未來的工作量一目瞭然,就像一位醫生光看系統上的掛號數,就知道自己今天還有多少病人要看那樣(個人比較過許多 Mac 的甘特圖軟體,我覺得 Merlin Project 的介面比 OmniPlan 更好用)。

除了 Merlin Project 之外,我也會透過 Things 記錄一些要處理的瑣事,這些瑣事的定義通常是一小時內可以完成的小事情,如果這些小事情都上 Merlin Project 的話,那麼反而會太亂。同時,我也會利用 Things 的收件匣(Inbox)功能,來暫時堆放一些需要分派的工作,這是 GTD 的觀念。

然而一天之中有許多事情是要時間到才能做到,例如等到客戶上班時間再打電話過去詢問事情,為了讓大腦清空,釋放記憶體,我是會直接用 Things 或 Apple Reminder 的鬧鐘來提醒,時間到再去做就好,就不用一直懸在心上,這也是 GTD 的觀念。這就好比你明天五點要起床,你不是一直想著明天五點要起床,強迫自己要記住,然後無法入睡,而是直接設定好鬧鐘,別一直去想它,然後好好去睡覺。

身為一個專案經理,控制專案的成本也是相當重要的,前面提到的 Harvest 也有提醒功能,可以在專案成本超過一定比例的時候(例如 80%)自動寄發 Email 提醒,不過實際上我是不定時就會進去看各個專案的花費成本,心裡一直要有一個底,才可以讓自己時時刻刻維持在一個穩定狀態。

三、會計

因為我是獨資,因此在公司設立登記與報稅所需的資料都是最少的,所以都是自己跑,由於營業稅是每兩個月就要申報一次,每次大約需要花費一個工作天處理,包含發票帳務整理、進項憑證整理、填寫報稅相關文件等,為了加快自己在報稅上的速度,我是直接用 Google Sheets 製作一個版型,填數字就自動計算,省去人工加減的麻煩,並且降低出錯機率,當數字在 Google Sheets 上填好之後,再照抄到國稅局的紙本文件上即可。另外有些共同表單因為要重複填寫許多資料,最近這個月剛改成用批次套印的方式,直接用 Illustrator 做一個版,也節省不少謄寫上的時間。兩年多跑下來,自己也算是熟悉國稅局的報稅流程了,熟悉流程之後就沒有想像中的困難,俗話說「恐懼來自於未知」大概也是這個道理。

另外,關於財務的部分,由於同時有公司帳以及個人帳需要管理,目前我是使用 MoneyWiz 進行管理,對於每個帳戶的數字,都可以在同一個地方一目瞭然,不用開來開去,節省不少時間,還有人腦猜測上的失誤。

四、IT

在一間公司需要 IT 或 MIS 部門處理的事情包羅萬象,但我自己是定義只要工作用的電腦軟硬體不要出問題就好,因此網路硬碟我是直接買 iCloud 2TB 來做備份,Email 是採用 Google G Suite 服務,可以將寄信被擋的情況降到最低。另外常用的繪圖軟體也是直接買 Adobe Creative Cloud,省去找快樂版所花費的時間以及避免任何因安裝非法軟體所可能產生的問題。

印表機的部分,也是因為要爭取時間,因此在去年升級了彩色雷射印表機,列印速度變得飛快,而且要印比較精細的文件也不用花時間跑 7-Eleven。

在電腦設備的部分,目前我是三螢幕工作,除了 13 吋 MacBook Pro 的主要螢幕(Retina)之外,另外再加兩顆 27 吋非 Retina 的 Full HD 螢幕,因為做網頁設計的關係,需要同時看一個網頁上在 Retine 以及非 Retina 螢幕上的呈現效果,所以沒有全部採用 4K 的規格(不然我自己是也很想全部 4K 啦),而且另外兩顆螢幕老實說顯色都不是很好,這是缺點也是優點,因為這樣你才可以看到一般社會大眾所看到的樣貌,而不是待在自己 Apple 顯示器美麗的象牙塔中。

多螢幕還有一個很大的優點,就是可以同時開很多東西出來對照著看,以目前三螢幕的配置來看,可以一個看文件,一個看畫面,一個看程式碼,就不用再一直切來切去了,節省時間就是節省金錢,省一塊錢就是賺一塊錢。

以上這些東西,如果是單看軟體服務訂閱成本的話,一年大約將近三萬元新台幣,再加上自己人工投入的時間成本,我是覺得還不錯啦,透過工具和程式,把一個助理或秘書可以做的事情都做得差不多了,讓自己有更多時間在專案的執行上,然後繼續維持小規模的經營彈性。

 

Photo by Thom Bradley on Unsplash

徐仲威

徐仲威

1986 年生,生肖虎,新北板橋人,人生角色很多,是網頁設計師、讀書會成員、孩子的爸、父母眼中的叛逆兒子、單車百岳站長,也是 PTT 行銷板主。你現在閱讀的部落格是從 2004 年寫到現在的人生縮影,今年因為認知到自己壯年發福,所以決定不轉戰當 YouTuber。

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