忙到不知該先做哪件事…怎麼辦?

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對於工作順序,我是個近乎走火入魔的整理控,每天上班一早,我一定會先把今天要做的事情先列出來,然後排序,接著標上我認為合理的工作時間,最後向我的主管報告,然後就開始一天的工作。通常「快的事情」我會先做,例如:聯絡事情、修改小東西。「快不來的事情」我習慣放在中午前或中午後,例如:寫文章、做設計、改程式碼、想活動細節之類的。

雖然每天我都是這樣,看似很有規律地照表操課,不過偶爾還是會發生「當機」的情形,最近就是個瓶頸之關。

我們家網站是個科技網站,以撰寫線上內容和舉辦實體活動為主,線上內容我們已經過了成長期,現在趨於穩定狀態,所以沒什麽大問題。至於實體活動嘛…一開始我們是設定一個月一場啦!不過大老闆覺得我們這樣太弱了,應該提高活動頻率才對。

所以!活動頻率就從原本的一個月一場,直接提升 100%,來到一個月兩場,這樣的決議結果,導致我工作作息大亂,原本能夠寫文章、做網站和設計的時間,全部都被迫去做活動(我原本就不是一個活動企劃咖啊…大哥),搞得我很羨慕我們家網站編輯,看他可以這樣每天寫文章,還真是開心!(不過之後聽我們家網站編輯說,其實每天都要趕稿的壓力也滿大的啦…)

我們舉辦一場活動,可以分成五個環節:

  • 9 週前:內部 Briefing
  • 7 週半前:找到講師和場地
  • 6 週前:確認講授內容和贊助
  • 5 週前:宣傳完稿
  • 1 個月前:開放報名

在還沒有被迫改變活動頻率之前,原本我同一時間只會有兩場活動卡在身上,即一場活動在開放報名的同時,我已經在規劃下一場了。不過,當調整成一個月兩場活動的頻率時,我就會同時有四場活動卡在身上,因此最近常常忙到一個精神錯亂,常常問我同事:

  • 那個場地訂了嗎?
  • 下個月講師的錢過了嗎?
  • 我們活動是幾號開放報名?
  • 活動贊助有確定了嗎?
  • 贊助商贈品什麼時候會送來?

不過常常是同一個問題亂問,搞的同事也跟我一起錯亂,這樣非常不好。我是覺得,如果你有時候也會忙到不知道該先做哪一件事情的話,不妨拋開電腦螢幕和鍵盤,用寫的,在紙上寫出你最重要的幾件事情。

通常,你前面想到的那些就會是最重要的事情(因為你常常掛念著它,不做會死),經驗法則通常就是三件,把他們先做完,在這之前不要讓其他的事情插隊(因為我們事情永遠做不完),只要先搞定最重要的三件事情,你就不會心煩意亂,工作戰鬥力就會明顯恢復,請試試。

 
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photo credit: Alex E. Proimos via photopin cc

作者何許人也

zeals75

75 年次的地方爸爸、台中女婿。內向型人格,企管系畢業,做過一些網站,包含 AppleUser(團隊)、單車百岳(獨立),目前是 Refine 網頁設計的獨立工作者,工作室地點在 Dotel 板橋,會上卡騎公路車上班。

2 個留言

  • 我沒待過廣告公司,所以我不確定,但我覺得這就好像「我跟客戶簡報」和「我跟客戶做簡報」一樣,應該都是同一個意思吧

  • Briefing。
    我們跟廣告公司合作時都用 Brief,有差別嗎?

zeals75

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