行銷生產力工具：Pandaform免費線上活動報名系統

前陣子業務單位說要辦個活動，是我們家軟體企業版的教育訓練課程，主要參加的對象是現有客戶以及正在跑的客戶。這個教育訓練課程活動，其實每年都會辦，以往邀請客戶的方式都是透過業務打電話（或email）給客戶，直接邀請，基本上都是做熟的人。但今年，業務主管跟我說，想要藉今年這次辦活動的機會，順便曝光，希望能夠在iThome上面刊個廣告。

業務主管這麼說，我當然是沒什麼理由好拒絕，畢竟對我來說也是個機會，因為我想試試看導入「網路報名系統」的效果，這樣子以後我也可以在履歷表上多加這條經驗。

由於準備的時間不多，在加上只有我一個人維護，因此我決定要使用網路上的免費服務就可以了。現在網路上很多免費服務都寫得非常棒，而且很穩（像是MindMeister），我們也不用再找公司的軟體工程師開發一個新的線上報名系統，省去開發的時間，而且搞不好開發出來，既複雜又不見得會好用。要以行銷觀點跟工程師溝通，一直是我覺得「很有挑戰性」的事情...

所以我做了一下功課，大約比較了五家系統，分別是 myRegie、BeClass、報名王、Google 文件 和 Pandaform。其中，Pandaform 是我覺得最棒的，免費、簡單、有質感、符合基本需求，這樣子就夠了，我討厭把功能做得很強，但卻複雜且難以使用的東西。

Pandaform 是一間香港的公司，雖然頁面是英文，但都是實用且簡單的英文，反正你可以順便學一下新的單字。因為是香港公司的緣故，所以講中文也是可以通的，在使用過程碰到問題時我曾經用繁體中文寫一封email過去，結果想不到對方4個半小時就回覆我email了（用繁體中文回覆），真是好的客服！

行銷人員可以將 Pandaform 應用在三個地方：

1. 線上活動報名系統
2. 線上問卷調查系統
3. 線上購物表單系統（支援線上付款）

在建立系統的過程中，行銷人員都可以自己來，幫公司省錢。以應用在「線上活動報名系統」來說，有以下主要功能：

• 可使用獨立活動網頁，有專屬網址
• 可嵌入在其他網頁（如官網、部落格、Facebook等）
• 報名資料可匯出成Excel
• 可自定報名系統的email（用於寄送報名確認信或告知重要訊息）
• 可自定系統通知email，即時掌握報名現況
• 可設定報名人數上限，避免人數爆掉
• 可自定資料欄位名稱
• 具備垃圾註冊預防機制（防止註冊機器人）
• 可設定場次（如同個演唱會，不同場次）
• 可自定報名狀態（如確認中、取消報名、拒絕報名）

以上功能全都免費，都很實用，Pandaform的免費帳號具有以下基本功能：

• 1個管理者帳號
• 可同時進行15個表單（同時跑15個活動的意思）
• 300位報名人數
• 300MB使用空間

如果不夠使用的話，可以考慮往上升級成付費版本，價格從每個月9美元到159美元不等（相當於新台幣274元到4,847元不等）。

註冊、使用教學：
一、註冊帳號
二、設計報名表單
三、進行細部表單設定
四、製作報名系統email內容
五、報名後台管理

一、註冊帳號

1.到 pandaform.com，點選右上角「Sign up free」按鈕。
2.在註冊頁面，繼續往下捲動畫面，你會看到躲在下面的「Looking for free plan?」，點選「Sign up for free now」，進去填妥資料，完成註冊，接著就可以登入了！

二、設計報名表單　（TOP）
1.登入之後，你會看到歡迎畫面，你可以選擇左上角「Create a new form」，直接創一個新的表單。

或是你也可以點選頁面下方的「Import」，匯入系統預設表單，增加你的靈感。注意，免費帳號同時只能使用最多15個表單，如果表單數到達上限的話，可以按「Archive」（歸檔），將用不到的表單關掉。

2.點選「Create a new form」之後，你會進入表單編輯畫面，請先看Pandaform官方提供的教學影片（片長2分鐘而已），看完你應該就懂了，可以開始亂try各種表單元件了。

三、進行細部表單設定　（TOP）

在表單製作完成以後，你可以按右上角的「Settings」，進入表單設定畫面。在這個地方，你可設定的功能有：

一般設定（General）

• 表單顏色主題（Theme）
• 表單客製化網址（Link）
• 讓使用者在送出資料前能夠再次確認資料無誤（Let user confirm submission）
• 啟用垃圾註冊預防機制（Use CAPTCHA to prevent spam）
• 設定報名人數上限（Number of records Limit）
• 設定報名截止日期（Submission deadline）
• 設定報名完成後是要顯示訊息，還是連到指定網頁（After the form is submitted）

設定系統通知email（Notification）（後面會有詳細介紹）

• 可透過Pandaform寄出（將Send Confirmation Email調成ON）
• 可用自己的email帳號發出（使用Send Custom Email功能）
• 自定email內容（Customize the Email）

付款機制（Payment）

• 詳細設定方式請按此

自定報名狀態（Process）

• 這邊預設是只有一個狀態，就是「Submitted」（已申請報名），如果你的活動是有分不同場次的，記得要在下方「Add a status」欄位，輸入你要增加的場次名稱，例如：台北場、台中場、高雄場等。至於要如何處理不同報名場次的分類及計算人數，後面會介紹。

四、製作報名系統email內容　（TOP）
在初步完成表單版面設計，以及表單設定後，接著你會花比較多時間在撰寫系統通知email上。系統通知email，就是當使用者送出報名資訊後，他會收到一封由系統自動寄出的訊息，通常會寫「某某某你好，你已報名了XXX活動」之類的訊息，由於Pandaform內建的都是英文email，因此以中文重寫是絕對必要的。

建議要放進「系統通知email」裡的五個資訊：

1. 報名者的姓名
2. 活動名稱
3. 場次及入場時間
4. 地點及交通方式
5. 客服聯絡方式

五、報名後台管理　（TOP）

當你完成以上部分之後，記得要給不同（部門）的人測試，測試前台表單系統的流程和文案有沒有問題，像是電話、email、時間、地址等常常在使用的文字，都是最容易出錯的地方，要仔細讀一遍，徹底偵錯。

當系統測試完成後，就可以開始教導執行人員，如何管理後台，以我們公司為例，這個系統是由我創建，由客服部門管理，統計報名人數及場次，整理資訊給業務單位、老闆，以及我們行銷單位。以下針對「統計報名人數及場次」介紹。

1.進入後台，點選表單名稱，你會看到最新收到的報名資料。如下圖畫面所示：

2.點選人名

3.此時你會看到報名者當初申請資料的畫面

4.捲軸往下拉，你會看到多出來「Choose your action」的選項，你只要把它調成跟報名者選定的場次相同，按「Submit」就可以了，如下圖。

5.接著你可以回到表單後台首頁，你會看見剛剛那筆資料不見了，它會被歸到你剛剛所點的場次中（左邊側邊欄的人數會有變化）。以此類推，處理每一筆報名資料。

以上是關於Pandaform的行銷實務操作應用，如果有什麼不清楚的地方，歡迎留言討論！